Metadados são os dados estruturados que permitem classificar, descrever e gerenciar documentos. Sabendo disso tudo, iremos observar a importância de digitalizar os documentos. Os procedimentos e as tecnologias utilizados na digitalização de documentos físicos devem assegurar: A integridade e a confiabilidade do documento digitalizado; A rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos empregados; O emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado; A confidencialidade, quando aplicável; A interoperabilidade entre sistemas informatizados. DICA 98 RESPONSABILIDADE PELA DIGITALIZAÇÃO O processo de digitalização poderá ser realizado pelo possuidor do documento físico ou por terceiros. Cabe ao possuidor do documento físico a responsabilidade perante terceiros pela conformidade do processo de digitalização ao disposto no Decreto 10.278/ 2020. Na hipótese de contratação de terceiros pela Administração Pública Federal, o instrumento contratual preverá: A responsabilidade integral do contratado perante a administração pública federal e a responsabilidade solidária e ilimitada em relação ao terceiro prejudicado por culpa ou dolo; Os requisitos de segurança da informação e de proteção de dados, nos termos da legislação vigente.
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