Quando um arquivo chega ao ciclo permanente?

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Quando um arquivo chega ao ciclo permanente?

A lei ainda considera “permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados”. Ademais, o Art. 10º determina que “os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis”.

Quando arquivado em definitivo, esse documento normalmente passa a ter um valor histórico. O ciclo entre a segunda idade (intermediário) e a terceira (permanente) é a última possibilidade para exclusão de um arquivo.

Ao chegar no ciclo permanente, o documento não será mais usado, mas deverá ser mantido arquivado e seu valor passa a ser secundário. Geralmente, esses dados são usados para consulta para saber como tudo evoluiu. São informações que já não tem mais utilidade administrativa, mas não podem ser eliminadas.

Alguns exemplos são contratos de empréstimos, cronogramas de amortização de dívidas e ativos especiais, relatórios para a gerência, organogramas, resumos dos princípios contábeis usados ​​pela organização, cópias da legislação governamental relevante, regulamentos, diretrizes e outras regras que afetam operações, cópias de contratos / arrendamentos de longo prazo, entre outros.

Documentos físicos e digitais

Cada vez mais a digitalização tem descomplicado e desburocratizado o arquivamento interno das grandes às pequenas empresas. Por mais que exista um ciclo de vida de documento físico (papel), digital e uma forma mista dessas duas possibilidades, as fases individuais dificilmente diferem umas das outras.

No ciclo de vida dos papéis, muitas etapas de processamento ocorrem manualmente ou são passadas de uma pessoa para outra. Os dados são impressos, digitalizados ou arquivados na estação de trabalho de outro responsável, armazenados em pastas e a trituração ocorre na máquina apropriada. 

Se forem feitas alterações no documento, muitas das etapas terão que ser repetidas, o que pode atrasar muito o processo.

Por outro lado, essas etapas podem ser automatizadas com o ciclo de vida dos documentos digitais, o que aumenta a transparência e agilidade de cada etapa. Independente de ser impresso, digital ou híbrido, o modelo de arquivo corrente, intermediário e permanente deve ser adotado para organização do negócio que também deve contar com um bom notebook para guardá-los.

Consequências da má gestão de documentos

Como você pôde ver no decorrer deste texto, classificar corretamente seus documentos não é nenhum bicho de sete cabeças. 

Ainda assim, há precauções que devem ser tomadas, como o fato de os documentos arquivísticos precisarem estar acompanhados de listagem descritiva que permita sua identificação, controle e acesso pleno, tanto na transferência quanto no recolhimento. 

Procure facilitar o dia a dia da sua empresa, acelerar processos e otimizar a performance em cada etapa. 

Ao mesmo tempo, todo empreendimento deve prezar por um forte compromisso com altos padrões profissionais na coleta e documentação de evidências para apoiar o sucesso do negócio, mas também o trabalho de auditoria, afinal, é de extrema importância a precisão e a confiabilidade das informações contábeis para a tomada de decisões.

Para garantir a manutenção de uma documentação de alta qualidade – que também beneficiará processos de recolhimento de tributos, imposto de renda e mais -, é importante compreender a teoria das três idades e aplicá-la de forma eficiente para evitar a perda de documentos, a desorganização, entre outros malefícios que podem comprometer o bem estar da sua empresa.

Quer saber por que evitar as consequências da má gestão no ciclo de vida do seu arquivo corrente, intermediário e permanente? Acesse esse artigo e comece a priorizar esses cuidados.