DOCUMENTOS E DIGITAIS

 

Gestão eletrônica de documentos ou Gerenciamentos Eletrônico de Documentos (GED)4 é um conjunto de tecnologias que permite transformar documentos físicos em digitais, a fim de melhor gerenciá-los. Os documentos que podem ser transformados em digital são aqueles em papel, microfilmes, imagens etc. O GED visa, por meio de tecnologias como os scanners, após a transformação dos documentos físicos em digitais, acelerar o processo de informação. Isso ocorre porque é possível armazenar o documento de forma confiável e recuperável em menor tempo que os arquivos manuais. O GED permite uma maior eficácia no gerenciamento de documentos desde sua criação, revisão, aprovação e até mesmo descarte de maneira mais rápida. A grande funcionalidade do GED está no maior controle da informação, em relação à segurança e rapidez de busca, em tempo previamente definido, bem como na impressão de relatórios. O próprio sistema organiza tarefas, prazos, trâmites e sincroniza as ações dos indivíduos, assim como controla a categorização e as tabelas de temporalidade para o descarte dos documentos. As vantagens da implantação do GED são: - Segurança do acervo5 ; - Redução dos custos de área utilizada, de cópias e custos com pessoal; 4 Batista, Audrey Barretti C. Métodos e Técnicas Administrativas. Disponível em: Minha Biblioteca, Editora Saraiva, 2017 5 GED – Gestão Eletrônica de Documentos. Disponível em: - Controle da localização dos documentos; - Proteção contra perda de documentos; - Controle de acesso aos documentos; - Conservação dos "originais"; - Menos recursos de distribuição; - Múltipla indexação; - Padronização dos formatos, dos processos e da localização; - Acesso à informação por múltiplos usuários simultaneamente. - Fator diferencial competitivo para trabalhar melhor as informações. - Diminuição do tempo de tramitação dos documentos. - Eliminação dos extravios. - Diminuição dos custos operacionais. - Redução da quantidade de papel. - Documentos podem ser localizados de várias maneiras diferentes por causa da amarração de seu banco de dados. - Emissão automática de relatórios de gerenciamento. - Acesso rápido e eficaz, aumentando a produtividade. - Otimização dos serviços. Em linhas gerais, podemos descrever GED como um conjunto de tecnologias que permite a uma empresa gerenciar seus documentos em forma digital. Esses documentos podem ser das mais diversas origens, tais como papel, microfilme, imagem, som, planilhas eletrônicas, arquivos de texto etc. Ambiente típico do GED Documento: pode estar em papel ou ser nativamente digital. Scanner: mecanismo de digitalização que transforma um documento em imagem eletrônica. As imagens também podem ser inseridas no sistema vindo de um bureau de processamento. Software: de digitalização de imagens que acompanha o scanner. http://www.ged.net.br/literatura-ged.html.  6 Processador: os sistemas GED são instalados em um ou mais computadores, normalmente servidores, em rede para facilitar a distribuição de informação. Armazenamento: periféricos de armazenamento que armazenam e disponibilizam permanentemente as imagens e respectivas informações complementares, que podem ser discos rígidos ou unidades de CD. Rede: meio de comunicação entre os diversos componentes do sistema. Impressora: sempre usada quando da necessidade de obter uma cópia física do documento. Estação de trabalho: computador para acesso ao servidor que pode permitir consultar, criar novos documentos, cadastrar documentos existentes, etc. Formatos de arquivos mais aplicáveis Os formatos mais comuns utilizados para a produção de documentos ou objetos em GED. Podemos destacar:6 TIFF (Tagged Image File Format) – é o padrão de fato usado na indústria de GED. Embora existam dezenas (para não dizer centenas) de tipos de TIFF é o realmente adotado na grande maioria das aplicações. Permite alto nível de compactação e arquivos multipaginados. JPEG (Joint Photographic Experts Group) – é mais utilizado para imagens em tons de cinza e coloridas. Não permite arquivos multipaginados. PDF (Portable Document Format) – formato originalmente desenvolvido pelo Adobe, permite arquivos multipaginados, possibilitando combinar diferentes tipos de compressão de dados, diferentes fontes de imagens, possibilidade de adicionar índices ao documento, além de uma série de outras interessantes características. Muito 6 ILVA, et.al. GED - Gerenciamento eletrônico de documentos a tecnologia que está mudando o mundo. FAI – Faculdades de Administração e Informática. Disponível em: utilizado na Internet, tem sido amplamente usado em aplicações de GED. BITMAP (Binary Mapping Photographic) e GIF (Graphics Interchange Format) – são outros formatos nativamente digitais, também muito utilizados na produção de documentos em gerenciamento eletrônico de documentos. Armazenamento no GED O GED pode ser armazenado usando alguns meios, como: - CD-ROM – os CDs são universais e largamente utilizados. A capacidade de cada CD é de 650 MB, e pode ser utilizado individualmente, em torres de CD ou Jukebox; - Discos Óticos – são largamente utilizados para o arquivamento de documentos, imagens e relatórios. A capacidade atual de cada mídia é de 5.2 GB e é mais utilizada em Jukebox a um baixo custo; - DVD – são também mídias com alto poder de armazenamento. O DVD é uma evolução do formato de CD-ROM com alta capacidade; - Jukebox – são equipamentos que permitem armazenar “near-line” muitos discos em seus slots e quando uma informação é solicitada, o disco é conduzido por um braço mecânico para um drive para a leitura ou gravação. As jukebox podem ser utilizadas com Discos Ópticos, DVDs ou CDs; - Fitas – ainda são o meio mais barato e mais utilizado para armazenamento da informação, sendo largamente utilizadas como backup de segurança. Suas informações não estão à disposição “OnLine” do software de gerenciamento de imagens e documentos, podendo ser recuperadas através da utilização de software auxiliar. http://www.iterasolucoes.com.br/Site/images/stories/Itera/SalaLeitu ra/ged_gerenciamento_eletronico_de_documentos.pdf.  7 Então, de forma resumida podemos dizer que o GED tem como foco principal gerenciar informações contidas em documentos. Dependendo de algumas características particulares dos documentos em questão, tais como: tipo físico apresentação, tipo ou uso desejado, etc. Questões 01. (Câmara Legislativa do Distrito Federal - Técnico de Arquivo e Biblioteca – FCC). Considere a definição: Conjunto de tecnologias que suportam e facilitam o controle, o armazenamento, o compartilhamento, a busca e a recuperação de documentos e informações a eles agregadas em meio digital. Esses documentos podem ser das mais diversas origens, tais como papel, microfilme, imagem, som, planilhas eletrônicas, arquivos de texto etc. Refere-se à gestão A - de arquivos eletrônicos. B - eletrônica de documentos. C - eletrônica de dados. D - digital de documentos. E - de documentos escaneados. Alternativas 01. B Classificação de Arquivos Os documentos podem ser classificados7 quanto ao gênero, espécie ou natureza. O que determina a sua classificação são características, a forma e o conteúdo. Os vários momentos de classificação de documentos arquivisticos refletem muitas vezes o clima epistemológico do momento em que foram criados e aplicados Classificação enquanto ao gênero 7 SFreire, Caroline Técnicas de arquivamento em saúde / CarolineFreire, O gênero dos documentos está ligado à maneira de representá-los, de acordo com os seus diversos suportes. - Textuais: documentos manuscritos, datilografados ou impressos. - Sonoros: documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros fonográficos (discos e fitas audiomagnéticas). - Cartográficos: documentos em formatos e dimensões variáveis, contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia (mapas, plantas, perfis). - Iconográficos: documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, contendo imagens estáticas (fotografias, diapositivos, desenhos, gravuras). - Filmográficos: documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas de imagem (teipes), conjugados ou não a trilhas sonoras, com bitolas e dimensões variáveis, contendo imagens em movimento (filmes e fitas videomagnéticas). - Micrográficos: documentos em suporte fílmico resultantes da microrreprodução de imagens mediante utili-zação de técnicas específicas (rolo, microficha, jaqueta, cartão-janela). - Informáticos: documentos produzidos, tratados ou armazenados em computador (disquete, disco rígido/winchester, disco óptico) A documentação escrita ou textual apresenta inúmeras formas de apresentação, podendo ser criadas para produzir determinada ação especifica, tais como: contratos, folhas de pagamentos, livros de contas, requisições diversas, atas, relatórios, regimentos, regulamentos, editais, certidões, tabelas, questionários, correspondências e outros. Quanto à espécie  8 Peixoto de Araújo. --1. ed. --São Paulo: A espécie dos documentos está ligada ao seu aspecto formal. Existem vários atos que dão origem às espécies, além da maneira de se registrar as informações nos documentos (como estão dispostas). - Mensagem: correspondência trocada entre os três poderes (Executivo, Legislativo e Judiciário). - Ofício: correspondência de caráter oficial, equivalente à carta trocada entre autoridades no exercício da função. - Circular: ofício, carta ou telegrama impresso, mimeografados enviados simultaneamente a vários destinatários. - Relatório: documento em que se expõe à autoridade superior o desenvolvimento de trabalhos relativos a certos serviços especiais. - Requerimento: Documento de certa forma legal, em que se fazem pedidos às autoridades competentes. - Despachos: manifestações escritas de autoridades sobre o assunto de sua competência, submetidos a apreciação em autos ou papéis administrativos. - Exposição de Motivos: documento em que os ministros de Estado e dirigentes de órgãos diretamente subordinados ao Presidente da República a ele se dirigem, demonstrando fatos ou motivos, visando à solução de problemas. - Aviso: correspondências entre ministros de Estado ou de governadores de Estado. - Notas: correspondências trocadas entre o Ministério das Relações Exteriores e as representações diplomáticas. - Carta: forma de correspondência pela qual as empresas e as instituições se dirigem aos particulares em geral. - Memorando: forma de correspondência interna de um órgão. - Edital: ordem oficial ou traslado de postura afixado nos lugares públicos. - Certidão: documento emanado de autoridade pública mediante o qual se atesta que algo se verificou de acordo com o que se encontrava já registrado em algum documento ou registro. - Ata: exposição do que ocorreu durante uma reunião ou sessão. - Regimento: conjunto de princípios e de normas que estabelecem o modo de funcionamento interno de cada repartição. - Regulamento: conjunto de normas estabelecidas para a perfeita execução de uma lei. - Ordem de serviço: documento que autoriza execução de algum serviço. - Lei: norma jurídica escrita, emanada do poder competente, com caráter de obrigatoriedade - cria, extingue ou modifica direito. - Decreto: ato de natureza legislativa que pode ser expedido conforme as circunstâncias e o objeto, pelo Judiciário, pelo Executivo ou pelo Legislativo. - Portaria: ato escrito, por meio do qual o ministro de Estado, ou outro agente graduado do poder público, determina providências de caráter administrativo, dá instruções sobre a execução de uma lei ou serviço, nomeia e designa funcionários e aplica medidas de ordem disciplinar a subordinados que incidem em falta. - Decreto-lei: decreto em forma de lei que, num período ditatorial, ou anormal, de governo é expedido pelo chefe de fato, do Estado, que concentra em suas mãos o Poder Legislativo, então suspenso. Quanto à natureza do assunto Quando à natureza dos assuntos, os documentos dividem – se em ostensivos e sigilosos. Os primeiros documentos são documentos que se divulgados não prejudicarão a administração, enquanto os segundo são documentos de conhecimento, custódia e divulgação restrita. Os documentos de caráter sigiloso demandam classificação de acordo com a necessidade do sigilo. Características do sigilo Ultrassecreto - Esta classificação é dada aos assuntos que requeiram excepcional  5 10 grau de segurança e cujo teor ou características só devam ser do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. São assuntos normalmente classificados como ultrassecretos aqueles da política governamental de alto nível e segredos de Estado, tais como: negociações para alianças políticas e militares, planos de guerra, descobertas e experimentos científicos de valor excepcional, informações sobre política estrangeira de alto nível. São documentos oriundos da Presidência e Ministérios. Secreto - Consideram-se secretos os assuntos que requeiram alto grau de segurança e cujo teor ou características podem ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio, sejam autorizadas a deles tomar conhecimento, funcionalmente. São documentos considerados secretos os referentes a planos, programas e medidas governamentais, os assuntos extraídos de matéria ultrassecreta que, sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matéria original, necessitam de maior difusão, tais como: planos ou detalhes de operações militares, planos ou detalhes de operações econômicas ou financeiras, aperfeiçoamento em técnicas ou materiais já existentes, dados de elevado interesse sob aspectos físicos, políticos, econômicos, psicossociais e militares de países estrangeiros e meios de processos pelos quais foram obtidos, materiais criptográficos importantes que não tenham recebido classificação inferior. Confidencial – A classificação de confidencial é dada aos assuntos que, embora não requeiram alto grau de segurança, seu conhecimento por pessoa não autorizada pode ser prejudicial a um indivíduo ou criar embaraços administrativos. São assuntos, em geral, classificados como confidenciais os referentes a pessoal, material, finanças e outros, cujo sigilo deva ser mantido por interesse das partes, como por exemplo: informações sobre e atividade de pessoas e entidades, bem como, suas respectivas fontes: radiofrequência de importância especial ou aquelas que devam ser usualmente trocadas, cartas, fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações consideradas importantes para a segurança nacional Reservado - Esta classificação diz respeito aos assuntos que não devem ser do conhecimento do público em geral. Recebem essa classificação, entre outros, partes de planos, programas e projetos e suas respectivas ordens de execução; cartas, fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações importantes Os documentos descritos na tabela possuem o tempo correto para o arquivamento. O período adequado para efetuar o descarte varia com o grau do sigilo. Assim, o tempo de permanência dos documentos começa a vigorar a partir da data de produção ou informação até o tempo determinado pela legislação corrente. Classificação de documentos quanto à temporalidade do sigilo. Esse arquivo pode passar pelo processo de reclassificação, em que o grau de sigilo poderá ser modificado, ou desclassificação, quando há o cancelamento da classificação e o documento perde as características de sigilo. Nesse processo de arquivamento há também a possibilidade de prorrogação, que poderá ocorrer uma vez, por igual período, pelo autoridade hierarquicamente superior. Se não houve prorrogação, a desclassificação é automática devido ao 11 transcurso do prazo previsto, que ocorrerá no final deste. Questões 01. (CRECI/24ª Região - Assistente Administrativo - Quadrix/2022). Com relação aos procedimentos de arquivologia, julgue o item. Os documentos oficiais são divididos em ostensivos e sigilosos e até mesmo os documentos de natureza sigilosa devem ser abertos e analisados. ( ) Certo ( ) Errado Alternativas 01. Errado Arquivo Corrente, Intermediário e Permanente Assim como tudo na vida tem começo, meio e fim, não seria diferente com o ciclo de vida de um documento. Logo, quando uma empresa começa, a informação é gerada chegando até a fase de arquivamento ou exclusão, O ciclo de vida dos arquivos por uma organização é dividido nas seguintes idades: corrente, intermediária e permanente. Não existe documento que seja menos ou mais importante, a medida que outros vão surgindo depois do primeiro, eles não ficam velhos mas sim ganham seu aspecto histórico, ainda que diminuam seu valor administrativo. Teoria das Três idades8 O ciclo vital dos documentos compreende três idades, a primeira é a dos arquivos correntes, nos quais se abrigam os documentos durante o seu uso funcional administrativo, jurídico, seu trâmite legal, sua utilização ligada as razões pelas quais foram criados. A segunda fase, a do arquivo intermediário, é aquele em que os papéis já ultrapassaram seu prazo de validade jurídico-administrativo, mas ainda podem ser utilizados pelo produtor. Permanecerão em um arquivo que já centralizará papéis de vários órgãos, porém sem misturá- los ou confundi-los. Em regra, nesta fase é que os documentos serão submetidos às tabelas de temporalidade, que determinaram os prazos de vigência e de vida dos papéis, segundo sua tipologia função. Os documentos que restarem são de valor permanente, são os documentos históricos. Arquivos correntes Existem diversas definições para arquivos correntes, no entanto esses conceitos se resumem a documentos em curso de uso frequente. No entanto, cabe revelar conceitos de algumas entidades que marcaram a trajetória da arquivologia. De acordo com a Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, documentos correntes são “documentos em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes”. No Dicionário de Terminologia Arquivística podemos destacar trecho que remete de certa forma à contextualização do tema em questão. Nesta citação os arquivos correntes são denominados “conjunto de documentos estreitamente vinculados aos fins imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos e que, mesmo cessada sua tramitação, se conservam junto aos órgãos produtores em razão da frequência com que são consultados”. Também podem ser conceituados como “conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de atividades-fim e atividades-meio e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua 8 https://www.tjrj.jus.br/c/document_library/get_file?uuid=6c77a7ab753d-49f0-a557-da0f0ebc1459&groupId=10136 12 vigência e da frequência com que são por eles consultados”. Outros autores classifica os arquivos correntes como “(...) abrigo dos documentos durante o seu uso funcional, administrativo, jurídico, seu trâmite legal, sua utilização ligada às razões pelas quais foram criados”. Por fim destacamos a definição que consiste em “arquivos constituídos de documentos em curso, de utilização constante, para a tomada de decisões das administrações”. No cumprimento de suas funções, os arquivos correntes quase sempre respondem ainda pelas atividades de recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição dos documentos correntes, razão por que, frequentemente, se encontra na estrutura organizacional das instituições a designação de órgãos de Protocolo e Arquivo, Arquivo e Comunicação ou outra denominação similar. Conforme descrito anteriormente, podemos alocar essas áreas de trabalho em cinco domínios: a) Protocolo (recebimento, classificação, registro e movimentação). b) Expedição. c) Arquivamento (o processo de arquivar). d) Empréstimo e consulta e) Destinação. Arquivo Intermediário Os arquivos intermediários saem da primeira idade e passam a ser utilizados com menos frequência, mas devem ser mantidos devido aos seus valores probatórios, legais e financeiros. A transferência aqui é para a área administrativa, para um depósito de arquivamento intermediário, ficando ali serem recolhidos para guarda permanente ou até mesmo eliminados. 9 Freire, Caroline, e Débora Peixoto de Araújo. Técnicas de Arquivamento em Saúde - 1ª edição - 2014. Disponível em: Minha De acordo com a Lei 8.159/1991: Art. 8º - Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes. ( ) 2º - Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Arquivo Permanente O arquivo9 é o conjunto de documentos oficialmente produzidos ou recebidos por um governo, organização ou firma, que no decorrer de suas atividades são arquivados ou conservados para efeitos futuros Com o passar do tempo os arquivos vão perdendo sua função administrativa e ganhando maior valor histórico. O destino do arquivo consiste em passar por um processo de evolução que o afasta cada vez mais do seu antigo objetivo, lembrando que estes não assumem mais a divisão de documentos históricos e administrativos e seu processo de transformação é incessante. A função de um arquivo permanente é reunir, conservar, arranjar, descrever e facilitar a consulta de documentos que não são mais necessários rotineiramente para determinados órgãos, mas que podem se tornar úteis para fins administrativos, históricos, de pesquisas etc. Abre-se, então, a terceira idade. A operação denominada “recolhimento” conduz os papéis a um local de preservação definitiva, os arquivos permanentes. A custódia não se restringe a “velar” pelo patrimônio documental ultrapassado totalmente o uso primário, inicia-se o uso científico, social e cultural. O arquivo permanente, sendo o resultado da reunião dos arquivos correntes, recebe a documentação originária de diferentes setores e cresce em grande proporção. Sua Biblioteca, Editora Saraiva, 2014.  13 administração é, portanto, bem mais complexa que a do arquivo corrente e intermediário. O objetivo da reunião dos arquivos em órgão central é torná-los acessíveis e colocar à disposição um repositório de experiências humanas do passado, que só poderá ser útil caso seja armazenado de forma correta. De acordo com a Lei 8.159/1991: Art. 8º - Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes. ( ) § 3º - Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. Importante: os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis (art. 10, Lei 8.159/1991) Os arquivos permanentes podem ser divididos em quatro grupos: Arranjo: reunião adequada de documentos; Descrição e publicação: documentos para consulta e divulgação; Conservação: proteção aos documentos; Referência: política de acesso aos documentos. Função A função primordial de um arquivo permanente é reunir, conservar, arranjar, descrever e facilitar a consulta dos documentos oficiais, de uso não-corrente, ou seja, concentrar sob sua custódia, conservar e tornar acessíveis documentos não-correntes, que possam tornar-se úteis para fins administrativos, pesquisas históricas e outros fins. Arranjos Em se tratando de documentos de terceira idade ou permanente sua forma de organização dar-se-á por meio de arranjos. O arranjo é o “processo de agrupamento dos documentos singulares em unidades significativas e o agrupamento, em relação significativa, de tais unidades entre si”. A “relação significativa” nada mais é que o princípio da organicidade que prevalece na produção e, consequentemente, na organização de papéis de arquivo. O arranjo consiste na ordenação de documentos em fundos e na ordenação das séries dentro dos fundos Esta organização se desdobra em dois tipos: intelectuais (determinação dos documentos quanto à forma, origem e conteúdo) e físicas (colocação dos papéis nas galerias, empacotamento etc.). Questões 01. (Prefeitura de Taubaté/SP - Recepcionista - VUNESP/2022). O arquivo corrente institucional consiste em um conjunto de A - cópias que são arquivadas em local diverso daquele em que os respectivos originais foram arquivados a fim de garantir a integridade da informação. B - documentos de valor secundário que são originários dos arquivos ativos com pouco uso que aguardam destinação. C - documentos de valor primário que estão em tramitação ou não, e que são consultados com frequência na entidade produtora. D - documentos predominantemente de valor permanente decorrentes do exercício das atividades-fim de uma instituição. E - documentos preservados em caráter permanente devido às suas características de valor primário e secundário. 02. (Prefeitura de Taubaté/SP - Escriturário - VUNESP/2022). Documentos reunidos com valor primário, em processo de tramitação ou não,  14 consultados frequentemente na entidade que os produziu e os administra, denominam-se arquivo A - jurídico. B - inativo. C - corrente. D - privado. E -histórico. 03. (CREMERN - Assistente Administrativo - Quadrix/2022). No que se refere às noções de arquivologia, julgue o item. Os arquivos permanentes são aqueles que guardam os documentos mais novos e mais utilizados na instituição. ( ) Certo ( ) Errado Alternativas 01. C –02. C – 03.Errado Tabela da Temporalidade A maioria dos documentos dos órgãos públicos e até das organizações privadas tem um período de validade predeterminado, conhecido como temporalidade do documento. Por esse motivo, os órgãos administrativos estabeleceram a existência de um instrumento para definição de prazos de duração e dos procedimentos a serem feitos. Desse modo, a tabela de temporalidade constitui uma importante ferramenta da gestão de documentos, na qual são determinados períodos para a eliminação dos arquivos da empresa de forma racional aumentando a viabilidade dos espaços físicos. A Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo10 estabelece os 10 https://www12.senado.leg.br/institucional/arquivo/instrumentos/tabeladetemporalidade#:~:text=A%20Tabela%20de%20Temporalidade%20de%2 prazos de guarda e a destinação final dos documentos produzidos e recebidos pelas instituições. É o instrumento utilizado para avaliar todo e qualquer documento de arquivo já classificado. Entende-se por “documento classificado” o documento que passou por uma sequência de operações técnicas que visam a agrupar os documentos de arquivo relacionando-os ao órgão produtor, à função, à subfunção e à atividade responsável por sua produção ou acumulação. Por meio da Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo, é possível, entre outras análises, saber quanto tempo o documento deve permanecer em sua unidade administrativa ou legislativa ao cessar seu trâmite, quanto tempo este ficará no arquivo intermediário aguardando prazo precaucional e/ou prescricional, e se ele será eliminado ou guardado permanentemente. Assim sendo, pode-se definir a Tabela de Temporalidade como o instrumento resultante da etapa de avaliação do valor dos documentos para a organização e que determina o seu prazo de guarda nas fases corrente e intermediária, bem como sua destinação final, com vista a garantir o acesso à informação a todos que dela necessitem. Sua estrutura básica deve necessariamente contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma instituição no exercício de suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, a destinação final – eliminação ou guarda permanente, além de um campo para observações necessárias à sua compreensão e aplicação. 0Documentos%20de%20Arquivo%20estabelece%2Informações constam na tabela de temporalidade11 As colunas dizem respeito ao ciclo de vida, frequência de uso, prazo final e destinação final de um documento. A primeira representa o intervalo de tempo entre a produção e a destinação final de um arquivo, sendo dividida de três formas: Correntes: são documentos consultados com frequência pelas empresas; Intermediários: são consultados com menor frequência e já se encontram na iminência de serem descartados ou guardados definitivamente; Permanentes: mesmo sendo pouco requeridos, esses documentos têm valor secundário em termos de informação, peça de prova, por exemplo. Exemplo da tabela de temporalidade O prazo de guarda de cada documento em posse da empresa ou do poder público também pode está previsto em lei. Para facilitar a vida dos gestores do negócio e o trabalho dos responsáveis diretos pela guarda dos arquivos, foi estipulado um tempo de cinco anos para grande parte dos documentos. Destinação Final Indica a destinação final do documento, se este será eliminado, respeitando todos os trâmites administrativos e a legislação vigente, ou será preservado permanentemente. A destinação final é o momento em que o documento já poderá ser eliminado, caso não represente valor secundário (probatório ou informativo) ou pode ser guardado permanente, quando os documentos são guardados para prova, informação ou pesquisa. Prazo de guarda O prazo de guarda representa o tempo em que um documento ficará arquivado, nas fases corrente e intermediária. Esse prazo é estipulado pensando, também, nas necessidades de quem elaborou os documentos. O prazo definido foi em anos. 11 https://www.eboxdigital.com.br/blog/tabela-de-temporalidade-deQuestões 01. (Prefeitura de São Felipe D`Oeste/RO - Agente Administrativo - IBADE/2020). Tabela de Temporalidade é o instrumento arquivístico, resultante da avaliação documental, aprovada por autoridade competente, que define os prazos de guarda em cada fase e a destinação final dos documentos, se eliminação ou guarda permanente. São vantagens da tabela da temporalidade, EXCETO: A - propicia melhores condições para a preservação dos documentos de caráter permanente. B - contribui para o acesso rápido às informações. C - aumento da ocupação do espaço físico. D - diminuição com custos operacionais. documentos Assunto Prazo de Guarda (anos) Destinaç ão final Corren te Intermediá ria Associaçõ es 03 03 Guarda Permane nte Cursos internos 04 - Guarda Permane nte Folha de Pagament o 05 95 Eliminaç ão Escala de férias 05 - Eliminaç ão Licensed to ANTONIO LINDEMBERGUE FROTA - ant.frota@gmail.com Eixo Temático 5 16 2 Transparência pública. 2.1 Lei de Acesso à Informação (Lei nº 12.527/2011 e suas alterações): direito de acesso à informação no Brasil, negativas de acesso, informações classificadas e dados abertos. E - evita o acúmulo de massas documentais. 02. (UFCG - Arquivista - UFCG/2019). Comissão de avaliação e destinação é um grupo multidisciplinar encarregado da avaliação de documentos de um arquivo, responsável pela elaboração de tabela de temporalidade. A tabela de temporalidade é A - recurso fixado em tabela de temporalidade, ao fim do qual os documentos não considerados de valor permanente deverão ser eliminados. B - instrumento definido na tabela de temporalidade e baseado em estimativas de uso, em que documentos deverão ser mantidos no arquivo corrente ou no arquivo intermediário, ao fim do qual a destinação é efetivada. C - instrumento do qual consta o registro de informações sobre documentos eliminados após terem cumprido o prazo de prazo de guarda. D - instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos. E - desempenho sistemático de uma operação ou sequência de operações sobre dados, por um ou mais computadores, para atingir um resultado final desejado. 03. (CRF/BA - Analista de Documentação Quadrix/2019). Acerca da gestão arquivística de documentos, julgue o item. A unidade de tempo utilizada na tabela de temporalidade é o ano. ( ) Certo ( ) Errado 12 https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011- Alternativas 01. C – 02. D – 03. Certo A transparência na administração pública é um conjunto de metodologias que obrigam todas as entidades públicas a prestar contas com a população, utilizando a internet como meio principal, divulgando as ações do governo em relação ao uso da verba, às atitudes políticas e de planejamento. LEI Nº 12.527, DE 18 DE NOVEMBRO DE 2011.12 Regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5º , no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei nº 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências. A PRESIDENTA DA REPÚBLICA Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei: CAPÍTULO I DISPOSIÇÕES GERAIS Art. 1º Esta Lei dispõe sobre os procedimentos a serem observados pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios, com o fim de garantir o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5º , no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal. Parágrafo único. Subordinam-se ao regime desta Lei: 2014/2011/lei/l12527.htm - visitado em 20.01.2024.  17 I - os órgãos públicos integrantes da administração direta dos Poderes Executivo, Legislativo, incluindo as Cortes de Contas, e Judiciário e do Ministério Público; II - as autarquias, as fundações públicas, as empresas públicas, as sociedades de economia mista e demais entidades controladas direta ou indiretamente pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios. Art. 2º Aplicam-se as disposições desta Lei, no que couber, às entidades privadas sem fins lucrativos que recebam, para realização de ações de interesse público, recursos públicos diretamente do orçamento ou mediante subvenções sociais, contrato de gestão, termo de parceria, convênios, acordo, ajustes ou outros instrumentos congêneres. Parágrafo único. A publicidade a que estão submetidas as entidades citadas no caput refere-se à parcela dos recursos públicos recebidos e à sua destinação, sem prejuízo das prestações de contas a que estejam legalmente obrigadas. Art. 3º Os procedimentos previstos nesta Lei destinam-se a assegurar o direito fundamental de acesso à informação e devem ser executados em conformidade com os princípios básicos da administração pública e com as seguintes diretrizes: I - observância da publicidade como preceito geral e do sigilo como exceção; II - divulgação de informações de interesse público, independentemente de solicitações; III - utilização de meios de comunicação viabilizados pela tecnologia da informação; IV - fomento ao desenvolvimento da cultura de transparência na administração pública; V - desenvolvimento do controle social da administração pública. Art. 4º Para os efeitos desta Lei, considera-se: I - informação: dados, processados ou não, que podem ser utilizados para produção e transmissão de conhecimento, contidos em qualquer meio, suporte ou formato; II - documento: unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato; III - informação sigilosa: aquela submetida temporariamente à restrição de acesso público em razão de sua imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do Estado; IV - informação pessoal: aquela relacionada à pessoa natural identificada ou identificável; V - tratamento da informação: conjunto de ações referentes à produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transporte, transmissão, distribuição, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação, destinação ou controle da informação; VI - disponibilidade: qualidade da informação que pode ser conhecida e utilizada por indivíduos, equipamentos ou sistemas autorizados; VII - autenticidade: qualidade da informação que tenha sido produzida, expedida, recebida ou modificada por determinado indivíduo, equipamento ou sistema; VIII - integridade: qualidade da informação não modificada, inclusive quanto à origem, trânsito e destino; IX - primariedade: qualidade da informação coletada na fonte, com o máximo de detalhamento possível, sem modificações. Art. 5º É dever do Estado garantir o direito de acesso à informação, que será franqueada, mediante procedimentos objetivos e ágeis, de forma transparente, clara e em linguagem de fácil compreensão. CAPÍTULO II DO ACESSO A INFORMAÇÕES E DA SUA DIVULGAÇÃO Licensed to ANTONIO LINDEMBERGUE FROTA - ant.frota@gmail.com Eixo Temático 5 18 Art. 6º Cabe aos órgãos e entidades do poder público, observadas as normas e procedimentos específicos aplicáveis, assegurar a: I - gestão transparente da informação, propiciando amplo acesso a ela e sua divulgação; II - proteção da informação, garantindo se sua disponibilidade, autenticidade e integridade; e III - proteção da informação sigilosa e da informação pessoal, observada a sua disponibilidade, autenticidade, integridade e eventual restrição de acesso. Art. 7º O acesso à informação de que trata esta Lei compreende, entre outros, os direitos de obter: I - orientação sobre os procedimentos para a consecução de acesso, bem como sobre o local onde poderá ser encontrada ou obtida a informação almejada; II - informação contida em registros ou documentos, produzidos ou acumulados por seus órgãos ou entidades, recolhidos ou não a arquivos públicos; III - informação produzida ou custodiada por pessoa física ou entidade privada decorrente de qualquer vínculo com seus órgãos ou entidades, mesmo que esse vínculo já tenha cessado; IV - informação primária, íntegra, autêntica e atualizada; V - informação sobre atividades exercidas pelos órgãos e entidades, inclusive as relativas à sua política, organização e serviços; VI - informação pertinente à administração do patrimônio público, utilização de recursos públicos, licitação, contratos administrativos; e VII - informação relativa: a) à implementação, acompanhamento e resultados dos programas, projetos e ações dos órgãos e entidades públicas, bem como metas e indicadores propostos; b) ao resultado de inspeções, auditorias, prestações e tomadas de contas realizadas pelos órgãos de controle interno e externo, incluindo prestações de contas relativas a exercícios anteriores. VIII - (VETADO). (Incluído pela Lei nº 14.345, de 2022) § 1º O acesso à informação previsto no caput não compreende as informações referentes a projetos de pesquisa e desenvolvimento científicos ou tecnológicos cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado. § 2º Quando não for autorizado acesso integral à informação por ser ela parcialmente sigilosa, é assegurado o acesso à parte não sigilosa por meio de certidão, extrato ou cópia com ocultação da parte sob sigilo. § 3º O direito de acesso aos documentos ou às informações neles contidas utilizados como fundamento da tomada de decisão e do ato administrativo será assegurado com a edição do ato decisório respectivo. § 4º A negativa de acesso às informações objeto de pedido formulado aos órgãos e entidades referidas no art. 1º , quando não fundamentada, sujeitará o responsável a medidas disciplinares, nos termos do art. 32 desta Lei. § 5º Informado do extravio da informação solicitada, poderá o interessado requerer à autoridade competente a imediata abertura de sindicância para apurar o desaparecimento da respectiva documentação. § 6º Verificada a hipótese prevista no § 5º deste artigo, o responsável pela guarda da informação extraviada deverá, no prazo de 10 (dez) dias, justificar o fato e indicar testemunhas que comprovem sua alegação. Art. 8º É dever dos órgãos e entidades públicas promover, independentemente de requerimentos, a divulgação em local de fácil acesso, no âmbito de suas competências, de informações de interesse coletivo ou geral por eles produzidas ou custodiadas. § 1º Na divulgação das informações a que se refere o caput, deverão constar, no mínimo:  19 I - registro das competências e estrutura organizacional, endereços e telefones das respectivas unidades e horários de atendimento ao público; II - registros de quaisquer repasses ou transferências de recursos financeiros; III - registros das despesas; IV - informações concernentes a procedimentos licitatórios, inclusive os respectivos editais e resultados, bem como a todos os contratos celebrados; V - dados gerais para o acompanhamento de programas, ações, projetos e obras de órgãos e entidades; e VI - respostas a perguntas mais frequentes da sociedade. § 2º Para cumprimento do disposto no caput, os órgãos e entidades públicas deverão utilizar todos os meios e instrumentos legítimos de que dispuserem, sendo obrigatória a divulgação em sítios oficiais da rede mundial de computadores (internet). § 3º Os sítios de que trata o § 2º deverão, na forma de regulamento, atender, entre outros, aos seguintes requisitos: I - conter ferramenta de pesquisa de conteúdo que permita o acesso à informação de forma objetiva, transparente, clara e em linguagem de fácil compreensão; II - possibilitar a gravação de relatórios em diversos formatos eletrônicos, inclusive abertos e não proprietários, tais como planilhas e texto, de modo a facilitar a análise das informações; III - possibilitar o acesso automatizado por sistemas externos em formatos abertos, estruturados e legíveis por máquina; IV - divulgar em detalhes os formatos utilizados para estruturação da informação; V - garantir a autenticidade e a integridade das informações disponíveis para acesso; VI - manter atualizadas as informações disponíveis para acesso; VII - indicar local e instruções que permitam ao interessado comunicar-se, por via eletrônica ou telefônica, com o órgão ou entidade detentora do sítio; e VIII - adotar as medidas necessárias para garantir a acessibilidade de conteúdo para pessoas com deficiência, nos termos do art. 17 da Lei nº 10.098, de 19 de dezembro de 2000, e do art. 9º da Convenção sobre os Direitos das Pessoas com Deficiência, aprovada pelo Decreto Legislativo nº 186, de 9 de julho de 2008. § 4º Os Municípios com população de até 10.00 (dez mil) habitantes ficam dispensados da divulgação obrigatória na internet a que se refere o § 2º , mantida a obrigatoriedade de divulgação, em tempo real, de informações relativas à execução orçamentária e financeira, nos critérios e prazos previstos no art. 73-B da Lei Complementar nº 101, de 4 de maio de 2000 (Lei de Responsabilidade Fiscal). Art. 9º O acesso a informações públicas será assegurado mediante: I - criação de serviço de informações ao cidadão, nos órgãos e entidades do poder público, em local com condições apropriadas para: a) atender e orientar o público quanto ao acesso a informações; b) informar sobre a tramitação de documentos nas suas respectivas unidades; c) protocolizar documentos e requerimentos de acesso a informações; e II - realização de audiências ou consultas públicas, incentivo à participação popular ou a outras formas de divulgação. CAPÍTULO III DO PROCEDIMENTO DE ACESSO À INFORMAÇÃO Seção I Do Pedido de Acesso Art. 10. Qualquer interessado poderá apresentar pedido de acesso a informações aos órgãos e entidades referidos no art. 1º desta Lei, por qualquer meio legítimo, devendo o pedido conter a identificação do requerente e a especificação da informação requerida. § 1º Para o acesso a informações de interesse público, a identificação do  5 20 requerente não pode conter exigências que inviabilizem a solicitação. § 2º Os órgãos e entidades do poder público devem viabilizar alternativa de encaminhamento de pedidos de acesso por meio de seus sítios oficiais na internet. § 3º São vedadas quaisquer exigências relativas aos motivos determinantes da solicitação de informações de interesse público. Art. 11. O órgão ou entidade pública deverá autorizar ou conceder o acesso imediato à informação disponível. § 1º Não sendo possível conceder o acesso imediato, na forma disposta no caput, o órgão ou entidade que receber o pedido deverá, em prazo não superior a 20 (vinte) dias: I - comunicar a data, local e modo para se realizar a consulta, efetuar a reprodução ou obter a certidão; II - indicar as razões de fato ou de direito da recusa, total ou parcial, do acesso pretendido; ou III - comunicar que não possui a informação, indicar, se for do seu conhecimento, o órgão ou a entidade que a detém, ou, ainda, remeter o requerimento a esse órgão ou entidade, cientificando o interessado da remessa de seu pedido de informação. § 2º O prazo referido no § 1º poderá ser prorrogado por mais 10 (dez) dias, mediante justificativa expressa, da qual será cientificado o requerente. § 3º Sem prejuízo da segurança e da proteção das informações e do cumprimento da legislação aplicável, o órgão ou entidade poderá oferecer meios para que o próprio requerente possa pesquisar a informação de que necessitar. § 4º Quando não for autorizado o acesso por se tratar de informação total ou parcialmente sigilosa, o requerente deverá ser informado sobre a possibilidade de recurso, prazos e condições para sua interposição, devendo, ainda, ser-lhe indicada a autoridade competente para sua apreciação. § 5º A informação armazenada em formato digital será fornecida nesse formato, caso haja anuência do requerente. § 6º Caso a informação solicitada esteja disponível ao público em formato impresso, eletrônico ou em qualquer outro meio de acesso universal, serão informados ao requerente, por escrito, o lugar e a forma pela qual se poderá consultar, obter ou reproduzir a referida informação, procedimento esse que desonerará o órgão ou entidade pública da obrigação de seu fornecimento direto, salvo se o requerente declarar não dispor de meios para realizar por si mesmo tais procedimentos. Art. 12. O serviço de busca e de fornecimento de informação é gratuito. (Redação dada pela Lei nº 14.129, de 2021) § 1º O órgão ou a entidade poderá cobrar exclusivamente o valor necessário ao ressarcimento dos custos dos serviços e dos materiais utilizados, quando o serviço de busca e de fornecimento da informação exigir reprodução de documentos pelo órgão ou pela entidade pública consultada. (Incluído pela Lei nº 14.129, de 2021) § 2º Estará isento de ressarcir os custos previstos no § 1º deste artigo aquele cuja situação econômica não lhe permita fazê-lo sem prejuízo do sustento próprio ou da família, declarada nos termos da Lei nº 7.115, de 29 de agosto de 1983. (Incluído pela Lei nº 14.129, de 2021) Art. 13. Quando se tratar de acesso à informação contida em documento cuja manipulação possa prejudicar sua integridade, deverá ser oferecida a consulta de cópia, com certificação de que esta confere com o original. Parágrafo único. Na impossibilidade de obtenção de cópias, o interessado poderá solicitar que, a suas expensas e sob supervisão de servidor público, a reprodução seja feita por outro meio que não ponha em risco a conservação do documento original. 22 - 122