BLOCO 5

 

3º - Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. Importante: os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis (art. 10, Lei 8.159/1991) Os arquivos permanentes podem ser divididos em quatro grupos: Arranjo: reunião adequada de documentos; Descrição e publicação: documentos para consulta e divulgação; Conservação: proteção aos documentos; Referência: política de acesso aos documentos. Função A função primordial de um arquivo permanente é reunir, conservar, arranjar, descrever e facilitar a consulta dos documentos oficiais, de uso não-corrente, ou seja, concentrar sob sua custódia, conservar e tornar acessíveis documentos não-correntes, que possam tornar-se úteis para fins administrativos, pesquisas históricas e outros fins. Arranjos Em se tratando de documentos de terceira idade ou permanente sua forma de organização dar-se-á por meio de arranjos. O arranjo é o “processo de agrupamento dos documentos singulares em unidades significativas e o agrupamento, em relação significativa, de tais unidades entre si”. A “relação significativa” nada mais é que o princípio da organicidade que prevalece na produção e, consequentemente, na organização de papéis de arquivo. O arranjo consiste na ordenação de documentos em fundos e na ordenação das séries dentro dos fundos Esta organização se desdobra em dois tipos: intelectuais (determinação dos documentos quanto à forma, origem e conteúdo) e físicas (colocação dos papéis nas galerias, empacotamento etc.). Questões 01. (Prefeitura de Taubaté/SP - Recepcionista - VUNESP/2022). O arquivo corrente institucional consiste em um conjunto de A - cópias que são arquivadas em local diverso daquele em que os respectivos originais foram arquivados a fim de garantir a integridade da informação. B - documentos de valor secundário que são originários dos arquivos ativos com pouco uso que aguardam destinação. C - documentos de valor primário que estão em tramitação ou não, e que são consultados com frequência na entidade produtora. D - documentos predominantemente de valor permanente decorrentes do exercício das atividades-fim de uma instituição. E - documentos preservados em caráter permanente devido às suas características de valor primário e secundário. 02. (Prefeitura de Taubaté/SP - Escriturário - VUNESP/2022). Documentos reunidos com valor primário, em processo de tramitação ou não,  14 consultados frequentemente na entidade que os produziu e os administra, denominam-se arquivo A - jurídico. B - inativo. C - corrente. D - privado. E -histórico. 03. (CREMERN - Assistente Administrativo - Quadrix/2022). No que se refere às noções de arquivologia, julgue o item. Os arquivos permanentes são aqueles que guardam os documentos mais novos e mais utilizados na instituição. ( ) Certo ( ) Errado Alternativas 01. C –02. C – 03.Errado Tabela da Temporalidade A maioria dos documentos dos órgãos públicos e até das organizações privadas tem um período de validade predeterminado, conhecido como temporalidade do documento. Por esse motivo, os órgãos administrativos estabeleceram a existência de um instrumento para definição de prazos de duração e dos procedimentos a serem feitos. Desse modo, a tabela de temporalidade constitui uma importante ferramenta da gestão de documentos, na qual são determinados períodos para a eliminação dos arquivos da empresa de forma racional aumentando a viabilidade dos espaços físicos. A Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo10 estabelece os 10 https://www12.senado.leg.br/institucional/arquivo/instrumentos/tabeladetemporalidade#:~:text=A%20Tabela%20de%20Temporalidade%20de%2 prazos de guarda e a destinação final dos documentos produzidos e recebidos pelas instituições. É o instrumento utilizado para avaliar todo e qualquer documento de arquivo já classificado. Entende-se por “documento classificado” o documento que passou por uma sequência de operações técnicas que visam a agrupar os documentos de arquivo relacionando-os ao órgão produtor, à função, à subfunção e à atividade responsável por sua produção ou acumulação. Por meio da Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo, é possível, entre outras análises, saber quanto tempo o documento deve permanecer em sua unidade administrativa ou legislativa ao cessar seu trâmite, quanto tempo este ficará no arquivo intermediário aguardando prazo precaucional e/ou prescricional, e se ele será eliminado ou guardado permanentemente. Assim sendo, pode-se definir a Tabela de Temporalidade como o instrumento resultante da etapa de avaliação do valor dos documentos para a organização e que determina o seu prazo de guarda nas fases corrente e intermediária, bem como sua destinação final, com vista a garantir o acesso à informação a todos que dela necessitem. Sua estrutura básica deve necessariamente contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma instituição no exercício de suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, a destinação final – eliminação ou guarda permanente, além de um campo para observações necessárias à sua compreensão e aplicação. 0Documentos%20de%20Arquivo%20estabelece%2Informações constam na tabela de temporalidade11 As colunas dizem respeito ao ciclo de vida, frequência de uso, prazo final e destinação final de um documento. A primeira representa o intervalo de tempo entre a produção e a destinação final de um arquivo, sendo dividida de três formas: Correntes: são documentos consultados com frequência pelas empresas; Intermediários: são consultados com menor frequência e já se encontram na iminência de serem descartados ou guardados definitivamente; Permanentes: mesmo sendo pouco requeridos, esses documentos têm valor secundário em termos de informação, peça de prova, por exemplo. Exemplo da tabela de temporalidade O prazo de guarda de cada documento em posse da empresa ou do poder público também pode está previsto em lei. Para facilitar a vida dos gestores do negócio e o trabalho dos responsáveis diretos pela guarda dos arquivos, foi estipulado um tempo de cinco anos para grande parte dos documentos. Destinação Final Indica a destinação final do documento, se este será eliminado, respeitando todos os trâmites administrativos e a legislação vigente, ou será preservado permanentemente. A destinação final é o momento em que o documento já poderá ser eliminado, caso não represente valor secundário (probatório ou informativo) ou pode ser guardado permanente, quando os documentos são guardados para prova, informação ou pesquisa. Prazo de guarda O prazo de guarda representa o tempo em que um documento ficará arquivado, nas fases corrente e intermediária. Esse prazo é estipulado pensando, também, nas necessidades de quem elaborou os documentos. O prazo definido foi em anos. 11 https://www.eboxdigital.com.br/blog/tabela-de-temporalidade-deQuestões 01. (Prefeitura de São Felipe D`Oeste/RO - Agente Administrativo - IBADE/2020). Tabela de Temporalidade é o instrumento arquivístico, resultante da avaliação documental, aprovada por autoridade competente, que define os prazos de guarda em cada fase e a destinação final dos documentos, se eliminação ou guarda permanente. São vantagens da tabela da temporalidade, EXCETO: A - propicia melhores condições para a preservação dos documentos de caráter permanente. B - contribui para o acesso rápido às informações. C - aumento da ocupação do espaço físico. D - diminuição com custos operacionais. documentos Assunto Prazo de Guarda (anos) Destinaç ão final Corren te Intermediá ria Associaçõ es 03 03 Guarda Permane nte Cursos internos 04 - Guarda Permane nte Folha de Pagament o 05 95 Eliminaç ão Escala de férias 05 - Eliminaç ão Licensed to ANTONIO LINDEMBERGUE FROTA - ant.frota@gmail.com Eixo Temático 5 16 2 Transparência pública. 2.1 Lei de Acesso à Informação (Lei nº 12.527/2011 e suas alterações): direito de acesso à informação no Brasil, negativas de acesso, informações classificadas e dados abertos. E - evita o acúmulo de massas documentais. 02. (UFCG - Arquivista - UFCG/2019). Comissão de avaliação e destinação é um grupo multidisciplinar encarregado da avaliação de documentos de um arquivo, responsável pela elaboração de tabela de temporalidade. A tabela de temporalidade é A - recurso fixado em tabela de temporalidade, ao fim do qual os documentos não considerados de valor permanente deverão ser eliminados. B - instrumento definido na tabela de temporalidade e baseado em estimativas de uso, em que documentos deverão ser mantidos no arquivo corrente ou no arquivo intermediário, ao fim do qual a destinação é efetivada. C - instrumento do qual consta o registro de informações sobre documentos eliminados após terem cumprido o prazo de prazo de guarda. D - instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos. E - desempenho sistemático de uma operação ou sequência de operações sobre dados, por um ou mais computadores, para atingir um resultado final desejado. 03. (CRF/BA - Analista de Documentação Quadrix/2019). Acerca da gestão arquivística de documentos, julgue o item. A unidade de tempo utilizada na tabela de temporalidade é o ano. ( ) Certo ( ) Errado 12 https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011- Alternativas 01. C – 02. D – 03. Certo A transparência na administração pública é um conjunto de metodologias que obrigam todas as entidades públicas a prestar contas com a população, utilizando a internet como meio principal, divulgando as ações do governo em relação ao uso da verba, às atitudes políticas e de planejamento. LEI Nº 12.527, DE 18 DE NOVEMBRO DE 2011.12 Regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5º , no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei nº 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências. A PRESIDENTA DA REPÚBLICA Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei: CAPÍTULO I DISPOSIÇÕES GERAIS Art. 1º Esta Lei dispõe sobre os procedimentos a serem observados pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios, com o fim de garantir o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5º , no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal. Parágrafo único. Subordinam-se ao regime desta Lei: 2014/2011/lei/l12527.htm - visitado em 20.01.2024.  17 I - os órgãos públicos integrantes da administração direta dos Poderes Executivo, Legislativo, incluindo as Cortes de Contas, e Judiciário e do Ministério Público; II - as autarquias, as fundações públicas, as empresas públicas, as sociedades de economia mista e demais entidades controladas direta ou indiretamente pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios. Art. 2º Aplicam-se as disposições desta Lei, no que couber, às entidades privadas sem fins lucrativos que recebam, para realização de ações de interesse público, recursos públicos diretamente do orçamento ou mediante subvenções sociais, contrato de gestão, termo de parceria, convênios, acordo, ajustes ou outros instrumentos congêneres. Parágrafo único. A publicidade a que estão submetidas as entidades citadas no caput refere-se à parcela dos recursos públicos recebidos e à sua destinação, sem prejuízo das prestações de contas a que estejam legalmente obrigadas. Art. 3º Os procedimentos previstos nesta Lei destinam-se a assegurar o direito fundamental de acesso à informação e devem ser executados em conformidade com os princípios básicos da administração pública e com as seguintes diretrizes: I - observância da publicidade como preceito geral e do sigilo como exceção; II - divulgação de informações de interesse público, independentemente de solicitações; III - utilização de meios de comunicação viabilizados pela tecnologia da informação; IV - fomento ao desenvolvimento da cultura de transparência na administração pública; V - desenvolvimento do controle social da administração pública. Art. 4º Para os efeitos desta Lei, considera-se: I - informação: dados, processados ou não, que podem ser utilizados para produção e transmissão de conhecimento, contidos em qualquer meio, suporte ou formato; II - documento: unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato; III - informação sigilosa: aquela submetida temporariamente à restrição de acesso público em razão de sua imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do Estado; IV - informação pessoal: aquela relacionada à pessoa natural identificada ou identificável; V - tratamento da informação: conjunto de ações referentes à produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transporte, transmissão, distribuição, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação, destinação ou controle da informação; VI - disponibilidade: qualidade da informação que pode ser conhecida e utilizada por indivíduos, equipamentos ou sistemas autorizados; VII - autenticidade: qualidade da informação que tenha sido produzida, expedida, recebida ou modificada por determinado indivíduo, equipamento ou sistema; VIII - integridade: qualidade da informação não modificada, inclusive quanto à origem, trânsito e destino; IX - primariedade: qualidade da informação coletada na fonte, com o máximo de detalhamento possível, sem modificações. Art. 5º É dever do Estado garantir o direito de acesso à informação, que será franqueada, mediante procedimentos objetivos e ágeis, de forma transparente, clara e em linguagem de fácil compreensão. CAPÍTULO II DO ACESSO A INFORMAÇÕES E DA SUA DIVULGAÇÃO  18 Art. 6º Cabe aos órgãos e entidades do poder público, observadas as normas e procedimentos específicos aplicáveis, assegurar a: I - gestão transparente da informação, propiciando amplo acesso a ela e sua divulgação; II - proteção da informação, garantindo se sua disponibilidade, autenticidade e integridade; e III - proteção da informação sigilosa e da informação pessoal, observada a sua disponibilidade, autenticidade, integridade e eventual restrição de acesso. Art. 7º O acesso à informação de que trata esta Lei compreende, entre outros, os direitos de obter: I - orientação sobre os procedimentos para a consecução de acesso, bem como sobre o local onde poderá ser encontrada ou obtida a informação almejada; II - informação contida em registros ou documentos, produzidos ou acumulados por seus órgãos ou entidades, recolhidos ou não a arquivos públicos; III - informação produzida ou custodiada por pessoa física ou entidade privada decorrente de qualquer vínculo com seus órgãos ou entidades, mesmo que esse vínculo já tenha cessado; IV - informação primária, íntegra, autêntica e atualizada; V - informação sobre atividades exercidas pelos órgãos e entidades, inclusive as relativas à sua política, organização e serviços; VI - informação pertinente à administração do patrimônio público, utilização de recursos públicos, licitação, contratos administrativos; e VII - informação relativa: a) à implementação, acompanhamento e resultados dos programas, projetos e ações dos órgãos e entidades públicas, bem como metas e indicadores propostos; b) ao resultado de inspeções, auditorias, prestações e tomadas de contas realizadas pelos órgãos de controle interno e externo, incluindo prestações de contas relativas a exercícios anteriores. VIII - (VETADO). (Incluído pela Lei nº 14.345, de 2022) § 1º O acesso à informação previsto no caput não compreende as informações referentes a projetos de pesquisa e desenvolvimento científicos ou tecnológicos cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado. § 2º Quando não for autorizado acesso integral à informação por ser ela parcialmente sigilosa, é assegurado o acesso à parte não sigilosa por meio de certidão, extrato ou cópia com ocultação da parte sob sigilo. § 3º O direito de acesso aos documentos ou às informações neles contidas utilizados como fundamento da tomada de decisão e do ato administrativo será assegurado com a edição do ato decisório respectivo. § 4º A negativa de acesso às informações objeto de pedido formulado aos órgãos e entidades referidas no art. 1º , quando não fundamentada, sujeitará o responsável a medidas disciplinares, nos termos do art. 32 desta Lei. § 5º Informado do extravio da informação solicitada, poderá o interessado requerer à autoridade competente a imediata abertura de sindicância para apurar o desaparecimento da respectiva documentação. § 6º Verificada a hipótese prevista no § 5º deste artigo, o responsável pela guarda da informação extraviada deverá, no prazo de 10 (dez) dias, justificar o fato e indicar testemunhas que comprovem sua alegação. Art. 8º É dever dos órgãos e entidades públicas promover, independentemente de requerimentos, a divulgação em local de fácil acesso, no âmbito de suas competências, de informações de interesse coletivo ou geral por eles produzidas ou custodiadas. § 1º Na divulgação das informações a que se refere o caput, deverão constar, no mínimo:  19 I - registro das competências e estrutura organizacional, endereços e telefones das respectivas unidades e horários de atendimento ao público; II - registros de quaisquer repasses ou transferências de recursos financeiros; III - registros das despesas; IV - informações concernentes a procedimentos licitatórios, inclusive os respectivos editais e resultados, bem como a todos os contratos celebrados; V - dados gerais para o acompanhamento de programas, ações, projetos e obras de órgãos e entidades; e VI - respostas a perguntas mais frequentes da sociedade. § 2º Para cumprimento do disposto no caput, os órgãos e entidades públicas deverão utilizar todos os meios e instrumentos legítimos de que dispuserem, sendo obrigatória a divulgação em sítios oficiais da rede mundial de computadores (internet). § 3º Os sítios de que trata o § 2º deverão, na forma de regulamento, atender, entre outros, aos seguintes requisitos: I - conter ferramenta de pesquisa de conteúdo que permita o acesso à informação de forma objetiva, transparente, clara e em linguagem de fácil compreensão; II - possibilitar a gravação de relatórios em diversos formatos eletrônicos, inclusive abertos e não proprietários, tais como planilhas e texto, de modo a facilitar a análise das informações; III - possibilitar o acesso automatizado por sistemas externos em formatos abertos, estruturados e legíveis por máquina; IV - divulgar em detalhes os formatos utilizados para estruturação da informação; V - garantir a autenticidade e a integridade das informações disponíveis para acesso; VI - manter atualizadas as informações disponíveis para acesso; VII - indicar local e instruções que permitam ao interessado comunicar-se, por via eletrônica ou telefônica, com o órgão ou entidade detentora do sítio; e VIII - adotar as medidas necessárias para garantir a acessibilidade de conteúdo para pessoas com deficiência, nos termos do art. 17 da Lei nº 10.098, de 19 de dezembro de 2000, e do art. 9º da Convenção sobre os Direitos das Pessoas com Deficiência, aprovada pelo Decreto Legislativo nº 186, de 9 de julho de 2008. § 4º Os Municípios com população de até 10.00 (dez mil) habitantes ficam dispensados da divulgação obrigatória na internet a que se refere o § 2º , mantida a obrigatoriedade de divulgação, em tempo real, de informações relativas à execução orçamentária e financeira, nos critérios e prazos previstos no art. 73-B da Lei Complementar nº 101, de 4 de maio de 2000 (Lei de Responsabilidade Fiscal). Art. 9º O acesso a informações públicas será assegurado mediante: I - criação de serviço de informações ao cidadão, nos órgãos e entidades do poder público, em local com condições apropriadas para: a) atender e orientar o público quanto ao acesso a informações; b) informar sobre a tramitação de documentos nas suas respectivas unidades; c) protocolizar documentos e requerimentos de acesso a informações; e II - realização de audiências ou consultas públicas, incentivo à participação popular ou a outras formas de divulgação. CAPÍTULO III DO PROCEDIMENTO DE ACESSO À INFORMAÇÃO Seção I Do Pedido de Acesso Art. 10. Qualquer interessado poderá apresentar pedido de acesso a informações aos órgãos e entidades referidos no art. 1º desta Lei, por qualquer meio legítimo, devendo o pedido conter a identificação do requerente e a especificação da informação requerida. § 1º Para o acesso a informações de interesse público, a identificação do  5 20 requerente não pode conter exigências que inviabilizem a solicitação. § 2º Os órgãos e entidades do poder público devem viabilizar alternativa de encaminhamento de pedidos de acesso por meio de seus sítios oficiais na internet. § 3º São vedadas quaisquer exigências relativas aos motivos determinantes da solicitação de informações de interesse público. Art. 11. O órgão ou entidade pública deverá autorizar ou conceder o acesso imediato à informação disponível. § 1º Não sendo possível conceder o acesso imediato, na forma disposta no caput, o órgão ou entidade que receber o pedido deverá, em prazo não superior a 20 (vinte) dias: I - comunicar a data, local e modo para se realizar a consulta, efetuar a reprodução ou obter a certidão; II - indicar as razões de fato ou de direito da recusa, total ou parcial, do acesso pretendido; ou III - comunicar que não possui a informação, indicar, se for do seu conhecimento, o órgão ou a entidade que a detém, ou, ainda, remeter o requerimento a esse órgão ou entidade, cientificando o interessado da remessa de seu pedido de informação. § 2º O prazo referido no § 1º poderá ser prorrogado por mais 10 (dez) dias, mediante justificativa expressa, da qual será cientificado o requerente. § 3º Sem prejuízo da segurança e da proteção das informações e do cumprimento da legislação aplicável, o órgão ou entidade poderá oferecer meios para que o próprio requerente possa pesquisar a informação de que necessitar. § 4º Quando não for autorizado o acesso por se tratar de informação total ou parcialmente sigilosa, o requerente deverá ser informado sobre a possibilidade de recurso, prazos e condições para sua interposição, devendo, ainda, ser-lhe indicada a autoridade competente para sua apreciação. § 5º A informação armazenada em formato digital será fornecida nesse formato, caso haja anuência do requerente. § 6º Caso a informação solicitada esteja disponível ao público em formato impresso, eletrônico ou em qualquer outro meio de acesso universal, serão informados ao requerente, por escrito, o lugar e a forma pela qual se poderá consultar, obter ou reproduzir a referida informação, procedimento esse que desonerará o órgão ou entidade pública da obrigação de seu fornecimento direto, salvo se o requerente declarar não dispor de meios para realizar por si mesmo tais procedimentos. Art. 12. O serviço de busca e de fornecimento de informação é gratuito. (Redação dada pela Lei nº 14.129, de 2021) § 1º O órgão ou a entidade poderá cobrar exclusivamente o valor necessário ao ressarcimento dos custos dos serviços e dos materiais utilizados, quando o serviço de busca e de fornecimento da informação exigir reprodução de documentos pelo órgão ou pela entidade pública consultada. (Incluído pela Lei nº 14.129, de 2021) § 2º Estará isento de ressarcir os custos previstos no § 1º deste artigo aquele cuja situação econômica não lhe permita fazê-lo sem prejuízo do sustento próprio ou da família, declarada nos termos da Lei nº 7.115, de 29 de agosto de 1983. (Incluído pela Lei nº 14.129, de 2021) Art. 13. Quando se tratar de acesso à informação contida em documento cuja manipulação possa prejudicar sua integridade, deverá ser oferecida a consulta de cópia, com certificação de que esta confere com o original. Parágrafo único. Na impossibilidade de obtenção de cópias, o interessado poderá solicitar que, a suas expensas e sob supervisão de servidor público, a reprodução seja feita por outro meio que não ponha em risco a conservação do documento original. 22 - 122